财务人员丢失记账凭证怎么办？一文讲清

不论哪个行业都存在有记账凭证丢失的情况，财务人员丢失记账凭证时，在不影响经营和财务活动的情况下该如何处理？



首先，要立即采取措施，加强凭证管理。财务人员在文件审批时应加强凭证管理，有记账审定之前加以审批，审定之后及时登记存档；在文件采购时，应当提高文件审批流程的管理水准，对采购凭证、票据等严格监督，尤其是报销文件凭证审核时，更应当加强审核程序，确保凭证文件的权威性和时效性。

其次，要重视凭证资料的保存及传阅。凭证资料在存档时，应当配置专门的管理人员、档案室，保存的地点应储藏安全，设有定期巡查制度；凭证在指定人员传阅传输时，应当加以识别、编码，每一份文件的传输记录需有传件人的签字确认后提交，保证凭证在传阅的过程中不被他人恶意篡改。

再次，要留存文件索引，提高文件管理水准。财务文件的档案管理应当建立一套完善的文件索引系统，由档案室负责对所有财务记账凭证的索引工作，每一份文件凭证都应当有一个唯一的索引号，方便查询存取；同时还要定期检查凭证的存放状况，以保证文件凭证的可查询性。

最后，财务文件中的凭证都应当有影像备份，便于复制，备份可以保存在服务器上，或者放入光盘，作为备份。只有建立健全的财务凭证备份制度，才能保证财务凭证的可靠性。文件凭证一旦丢失，将产生重大的财务风险，增加企业的损失，威胁企业利益，因此应立即采取有效措施，加强对财务文件凭证的管理，保证财务文件凭证的安全，严禁财务凭证的滥用、随意篡改。

记账凭证是企业进行内部管理和核算的重要依据，其丢失会对企业产生严重的后果，因此办理财务人员丢失记账凭证事宜要格外小心。

一、急查部门组织管理的不足

首先要组织财务部门对凭证的丢失形成查清性记录，准确把握丢失的凭证的编号、类型、摘要、日期等。同时要考察凭证的在用过程中，组织管理的不足，是错发还是漏发，是使用者没有妥善保管还是财务部门管理有疏漏，是财务人员漏收还是存储工作人员未按要求签收等，以及凭证的丢失是因错改、资料丢失或其他外力原因造成的，并把责任人明确标识，不可只局限于立盒子法及行政处罚，而忽略本身组织管理的不足，重点要分析管理的不足，并重点指出教育、培训的缺陷。

二、对凭证的流转作出记录

要从审计的角度出发，对凭证的流转作出记录，即系统地研究凭证流转路径，以动用凭证开始，推算凭证的去向，便于准确考察凭证的生命周期的变迁，确定责任者，同时要仔细查验凭证的流转路径，是否存在组织管理上的非常规操作，是否有恶意行为存在，制定应急措施以预防财务人员丢失记账凭证的再次发生。

三、重新建立记账凭证

重新建立记账凭证，是原凭证记录示例信息的完整性不足所办理的，要把财务人员丢失记账凭证的重要情况和数据记录在新的记账凭证上，要据实填制，内容完整，建立新的记账凭证也要遵循既有的管理程序，并设置控制措施以加强要求。

四、确认原凭证记录的真实性

为了保护客户利益及财务部门流程的必要，要深入考量、审慎识别凭证的正确性，即办理财务人员丢失记账凭证事宜时，要对原凭证记录的真实性进行确认，以模拟凭证的正确性或可能性，及时查明凭证原因并采取必要的措施，以保证凭证的真实可靠性。

五、调整核算控制环节

对于财务人员丢失记账凭证的事宜，要认真通报，仔细查账，同时要从系统上调整核算控制环节，完善报表的审核程序，加强审计工作，以便检查及早发现、及时处理企业记账凭证遗失、出入账差错的问题，从而有效减少企业不必要的损失。

六、重视学习与培训

最后，在办理财务人员丢失记账凭证 事宜时，也要重视学习及培训，在企业每年定期开展对财务人员的学习和培训，以把财务管理规范化，提高财务人员的术业水平，使他们树立起正确的道德观念，具备从细节处做事，防止财务人员丢失记账凭证的能力，以保证正确、安全的财务管理。