分区分类保管是什么？一文解释清楚

分区分类保
管是一种把档案物品、档案资料在具有一定关联性的范围内、根据不同的条件来划分分区，并根据实际的档案科学的规则把类别与分区结合在一起，建立起较为完整的档案案卷/文件/物品等保管制度体系的一种保管制度。



一、定义
分区分类保管是指在档案物品、档案资料上，根据它们之间的关联性，并结合档案科学的规则，将所收藏的档案案卷/文件/物品分割成几多个分区，再将每个分区划分成相应的类别，以建立一个具有完整弹性保管体系的保管方法。

二、优点
1、分区分类保管的优点就是有效的把档案物品、档案资料进行整合，对它们有一个全面的掌握。
2、可以快速而准确地定位档案，使档案的回查、管理更加高效。
3、缩小了档案的查阅的范围，查阅的过程变得非常容易。
4、档案的排版、检索、清理、统计工作变得容易得多，可以大大提高档案工作效率，结果也会更加清晰。

三、缺点
1、对分区分类保管的缺点就是会耗费较长的准备、实施、植入和维护时间，时间成本较高。
2、如果档案系统设计中有任何错误，将会对档案管理产生负面影响，甚至可能影响到客户。
3、如果在实施过程中出现了任何错误，也会对档案的检索和管理造成极大的不便。
4、对有关人员的培训和更新不够充分，都会对档案保管分区分类造成影响。

四、应用范围
1、在政府职能部门和社会企业组织中，通常要求档案物品、档案资料都要按一定的分区分类条件来进行归档和保管，以便于在未来的全面检索，统计和控制中有可能出现的属性变化和规模增长，因为这不仅会大大提高工作效率，而且还能减少检索的时间消耗，从而避免不少的麻烦和损失。
2、居住在城市中的市民，特别是居住在高楼林立的地方，都有一个相同的症状，即满屋子是分分类保管。由于每个家庭的活动过多，收藏物品也很多，因此每个家庭都需要把每一件物品按照其本身的特殊性划分分区，并把相同物品放在同一个分区内，以确保家庭物品的及时找到和管理准确。
3、学校也是应用分区分类保管的环境中，当学校收藏教学用品、实验室设备等物品时，学校要对其进行分区分类保管，把它们按功能或类别分区保管，以便更容易把握学校的财物和学习设施运行的完整性和及时性。

总之，分区分类保管是用来解决档案物品、档案资料存储和管理的一种有效的解决方案。分区分类保管可以提高工作效率，改善档