报销办公用品费用会计分录怎么写？一文讲清

报销办公用品费用会计分录写法分析



一、报销办公用品费用会计分录写法总览

报销办公用品费用会计分录（accounting entry for reimbursement of office supplies）可用以下写法：总账：银行存款或现金账户-贷，应付账款-贷；明细账：办公用品支出-借，银行存款或现金账户-贷，应付账款-贷。

二、报销办公用品费用会计分录写法详解

1、总账

a.银行存款或现金账户-贷

报销办公用品费用，无论是使用银行存款，还是使用现金，最后费用都来源于银行存款或现金账户，因此，银行存款或现金账户-贷是此费用报销的会计分录，即使当时先报销至某第三方支付账户，最后也需要转账至银行存款或现金账户中，才算是完成报销。

b.应付账款-贷

应付账款贷方录入是当报销者凭以原始发票为证据，则需登记应付账款，发票未开立，则按实际发生的费用登记应付账款。

2、明细账

a. 办公用品支出-借

报销会计分录中的办公用品支出-借，是指在费用发生时，对报销物料或服务进行登记，确定费用的科目和金额。

b. 银行存款或现金账户-贷

当报销费用转账到报销人银行存款或现金账户时，以此录入办公用品支出-借、银行存款或现金账户-贷的会计分录，即可完成付款。

c. 应付账款-贷

此贷方登记表示企业支付费用时，根据报销者提供的原始发票，或者按其实际发生的费用进行登记应付账款，以及记录应付方及类别等信息。

三、小结

报销办公用品费用的会计分录包括总账（银行存款或现金账户-贷；应付账款-贷）和明细账（办公用品支出-借；银行存款或现金账户-贷；应付账款-贷），详细写出此类会计分录，可以有效地把握资金流出情况，会计实务经验有助于企业实现有效的资金管理，提高财务管理水平。

会计分录是由企业在有效处理财务事项时使用的一种技术工具，又称账务处理技术、账务核算技术。在会计中，会计分录是经过准确核算，把每笔经济业务按其账务职责和会计要求记入册准确地记载入账的一种记账工作方法。其把具有经济联系的账务事项记录下来，以便进行财务会计处理，账簿上每笔收付款实际记录的原始记录单据，就是会计分录。

报销办公用品费用会计分录的写法

一、审核要求

（1）报销办公用品费用会计分录应由指定的经办人审核制定，并及时核实业务实施情况；

（2）申请凭证应按请求信息进行完整无误填写，经审核有效；

（3）报销货物应按申请材料确定内容和质量要求，与发票、费用申请单相符；

（4）费用的报销审核应严格按照费用审核要求进行；

（5）报销凭证应当完整，记载明细内容真实；

（6）办公用品名称、规格、单位、数量和金额应当确认正确。

二、填写格式

（1）借：付款现金（现金、银行）XXXX元

（2）贷：办公用品费用XXXX元

（3）贷：银行手续费XXXX元

三、分录使用流程

（1）办公用品的报销，首先要确定申请人的名称及申请用品的名称、规格、单位、数量和金额，经由审核有效；

（2）同时记录支付方式（如：现金、银行汇款）、银行手续费；

（3）填写会计分录，借方为付款现金xxxx元，贷方为办公用品费用xxxx元，贷方另一笔为银行手续费xxxx元；

（4）核对报销用品数量、金额，并签字盖章后记账；

（5）当账务结算时，根据会计分录进行账目核对，无误后再放行信息；

（6）对于需要计提费用的报销用品，除填写会计分录外，还需支付相应的税款，按要求办理手续；

（7）完成后，以现金登记的会计分录，向有关部门提交报销用品审批材料，予以审核批准。

四、记账处理

办公用品费用报销会计分录应按处理费用的信息类型，按费用计算审核要求记录，税后确定费用应报销，并完成记账处理。

（1）存放办公用品费用会首先从现金登账；

（2）总经理核准办公用品费用报销的发票后，会计人员确认办公用品费用发票核销情况，从现金账户扣除已核销支出，分别从办公用品费用大项、办公用品费用小项、归还用户费用项；

（3）核实发票的收款人和地址，准备发票报销凭证，发票准确登