财务会计凭证如何形成电子档案？一文讲清

电子档案是以电子数据形式存储的对原材料进行归档管理的文件信息系统。凭证形成电子档案的关键是实现凭证的电子化，目前有两种常见的实现方式，即图像凭证和文本凭证。



一、图像凭证
图像凭证是将凭证扫描成图像数据进行存储的，可以是用影像设备扫描，也可以是数码相机对纸质凭证进行拍摄。所扫描的纸质凭证原件具有实物性和真实性，能够取得完整的凭证档案，保证审计的真实性、完整性和可用性，也是凭证形成电子档案最为常用的方式。

第一，图像凭证可以有效减少纸质文件占用空间的问题。大量的纸质文件需要存放在仓库里，堆放太高，面积有限的存储空间用完很快，而将纸质文件转换成图像数据可以节省空间，节省财务会计人员去查找文件的时间，提高会计工作效率。

其次，图像凭证还可以有效地减少涉及会计资料管理的文件办理繁琐。企业会计凭证需要经常操作，既多次签名又多次传真转交，每次这样操作都会增加出现安全风险的可能，而将纸质文件转换成图像数据，会计凭证可以在网络上进行办公，不会出现内容变更的情况，显著降低会计凭证变更过程中涉及信息传输中的风险。

再次，图像凭证还可以提高会计凭证安全性。因为会计凭证的贮藏有重要的信息安全性，而纸质凭证存放在仓库中，如果遭受到火灾、地震等自然灾害可能造成会计凭证的丢失，而将凭证转换成电子形式存储，保证数据的安全和完整，防止凭证被误解或意外破坏而影响凭证的证据性。

二、文本凭证
文本凭证是指将纸质凭证的文字部份转换成文本数据进行存储的，它有利于提升信息系统的管理能力，有效改善凭证存储和会计工作的效率。

第一，文本凭证可以快速检索，帮助减轻会计工作负担。文本凭证可以按照会计人员自己定义的规则进行综合统计和报表的生成，可以根据事项、金额等不同要求进行快速的凭证查询，有助于提高会计凭证查找的效率。

其次，文本凭证方便远程存取，可以提高会计团队的协同效率。文本凭证可以跨国通过网络传输，不但可以实现全国范围内的科目余额对帐，还支持企业多地支基地的多人、多终端的审核工作和信息办公，可以提高对多地财务账务的整体把控能力。

再次，文本凭证可以增强数据安全性，有利于会计凭证识别工作。企业会计凭证的安全需要时刻保持严格程度，而将文本凭证存储在电子档案系统中，可以进行多重权限的管理，保证即使数据泄露也