中国人民大学&鸿翼：2020年数据管理中的文件档案与内容管理白皮书（33页）.pdf

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1、 数据管理中的文件档案与内容管理数据管理中的文件档案与内容管理白皮书白皮书(2020(2020 年年)编写组编写组 中国人民大学电子文件管理研究中心：刘越男 杨建梁 祁天娇 何思源 上海鸿翼软件技术股份有限公司：龙凌云 罗永秀 张中 姚宝敬 目目 录录 1 背景.1 2 文件、档案与内容管理的相关概念.1 2.1 文件、档案与文档.1 2.2 内容与数据.2 2.3 文档管理与内容管理.2 2.4 文档生命周期与数据生命周期.3 3 数据管理框架下的文件档案与内容管理.3 4 文档与内容管理价值与效用.5 4.1 安全合规.5 4.2 提效降本.6 4.3 业务连续.6 4.4 决策支持.6

2、4.5 洞察创新.6 4.6 权益保障.7 4.7 资产增值.7 4.8 记忆（历史）留存.7 5 内容管理软件的应用及类型.7 5.1 应用架构视角下的内容管理软件应用.7 5.1.1 企业内容管理系统.8 5.1.2 内容协作系统.8 5.1.3 网页内容管理系统.9 5.1.4 文档管理系统.9 5.1.5 影像管理系统.10 5.1.6 质量体系文件管理系统.10 5.1.7 知识管理系统.10 5.2 不同行业领域中的内容管理应用类型.10 5.2.1 制造行业内容管理应用.11 5.2.2 制药行业内容管理应用.12 5.2.3 军工行业内容管理应用.13 5.2.4 金融行业内容

3、管理应用.13 6 内容管理系统与文件档案管理系统的发展.14 6.1 内容管理系统的发展过程.14 6.2 内容管理系统的发展阶段.15 6.3 文件档案管理系统的发展.17 7 文件档案与内容管理的应用问题.17 7.1 IT 视角下的应用问题.17 7.1.1 业务系统核心文件“烟囱割裂”.17 7.1.2 离散过程文件难以统一存储.18 7.1.3 海量数据带来存储扩展和安全问题.18 7.1.4 多分支机构对部署架构挑战.18 7.2 业务视角下的应用问题.18 7.2.1 用户很难发现想要的文件档案.18 7.2.2 业务文件不能及时、完整归档.19 7.2.3 文件档案未形成体系

4、化知识.19 7.2.4 文件档案与业务融合不足.19 7.2.5 管理人员综合能力依然欠缺.19 7.3 数据视角下的文档档案应用问题.20 7.3.1 文件档案核心数字资产地位未被认可.20 7.3.2 非结构化数据管理战略规划缺失.20 7.3.3 内容数据化能力不足.20 7.3.4 文件档案数据价值释放不够.20 8 数据管理中的文件档案管理框架.21 8.1 价值实现层.22 8.2 文档治理层.22 8.3 管理活动层.23 8.4 技术实现层.24 9 数据管理中文件档案与内容管理的发展趋势.25 9.1 结构化数据和非结构化数据融合发展.25 9.2 文档管理和内容管理融合发

5、展.26 9.3 文档管理和数字化业务融合发展.26 9.4 文档管理基础建设和智能开发融合发展.27 1 1 背景背景 随着大数据、人工智能等信息技术的快速发展，数据的价值愈发凸显，人们越来越意识到数据管理对于机构的重要性。然而，根据国内外多个研究机构的调查，大多数机构中非结构化数据占全部数据的 80%以上。数字环境下，大多机构的文件档案管理依赖基于非结构化数据（即本白皮书所称内容）的解决方案，文件档案与内容有着异常紧密的关系。如果说数据是一座煤矿，谁能掌握这座煤矿，谁就能为机构发展提供动能，那么文件档案与内容数据就是潜藏在煤矿深处的钻石，谁能够率先发现这些钻石，谁就能先人一步洞察和刻画机构

6、内外的种种变化，进一步将数据的价值和潜能释放出来。国际数据管理协会在其标志性出版物数据管理知识体系指南（DAMA-DMBOK2）（第二版）中将文件档案与内容管理放在了数据管理框架中显著的位置，凸显了文件档案与内容管理对于数据管理的重要性。然而，现阶段我国大多数机构管理者和相关人员对文件档案与内容管理的认识尚有不足，文件档案与内容管理在实践中并没有受到应有的重视。文件档案与内容管理的管理范式与一般的数据管理相比也存在较大差异，相关方法和技术工具尚不丰富。面对现状与问题，编写组特别编制了数据管理中的文件档案与内容管理白皮书，为行业从业人员、用户及潜在用户和社会相关人员提供文件档案与内容管理涉及的基